La dématérialisation est une approche mise en place pour vous donner la possibilité de mieux gérer vos factures de situation de travaux. L’objectif est de numériser les documents papier afin d’améliorer la productivité de votre entreprise. Lisez cet article pour en savoir plus sur le sujet.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures de situation de travaux ?
Ce concept consiste à envoyer et à recevoir des factures au format électronique. Cela vous permettra de bénéficier d’une meilleure gestion des situations de travaux. Il convient de noter qu’il existe deux types de dématérialisation :
- la native ;
- la duplicative.
Dans ce contexte, la dématérialisation native est le fait de créer et de recevoir un nouveau document au format électronique. Par contre, la deuxième option est de numériser des documents en papier. Ces informations sont ensuite centralisées via Internet ou intranet. Ainsi, tous les collaborateurs peuvent utiliser ces données. En plus des factures, d’autres documents peuvent être dématérialisés, comme :
- les démarches administratives ;
- les flux monétaires ;
- les courriers, etc.
Quelles sont les étapes à suivre pour effectuer la dématérialisation des factures de situation de travaux ?
De nombreuses personnes pensent que la dématérialisation des factures de situation de travaux consiste à scanner ou à numériser les fichiers, puis de les convertir en format numérique. Toutefois, ce processus ne se limite pas à cela. Voici les étapes à suivre pour procéder :
- la numérisation : créer une version numérique de la facture au format papier ;
- la saisie de données : saisir manuellement les données dans une interface spécifique ;
- le traitement OCR : l’image de texte est convertie en format texte en utilisant une reconnaissance optique des caractères ;
- l’extraction des informations : les informations contenues sur les factures version papier sont capturées grâce à un dispositif LAD ou lecture automatique de document ;
- l’indexation ;
- l’archivage : récolter, classer et conserver les factures.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures de situation de travaux ?
La dématérialisation des factures de situation de travaux révèle de nombreux avantages :
Gain de temps considérable
La numérisation et la centralisation des données vous permettent de gagner un temps considérable (environ 75 %). En fait, vos collaborateurs n’ont plus besoin de traiter les factures manuellement, tout le processus se passe en ligne.
Gain de ressources
La dématérialisation de vos factures contribue à la réduction de vos ressources. La digitalisation des données vous épargne l’achat de papier, l’impression des documents et l’envoi des factures par voie postale.
Optimiser votre productivité
D’après une étude, les personnels au sein du service comptable passent 30 % de leur temps à effectuer la saisie manuelle des factures. Heureusement, la dématérialisation simplifie le traitement de vos factures. De ce fait, vos employés pourront opérer plus rapidement. Cela leur donne la possibilité de se concentrer sur d’autres tâches.
Renforcer la traçabilité des opérations
La dématérialisation des factures de situation de travaux réduit les pertes de données. En fait, chaque document dispose d’une signature électronique. Cela garantit la traçabilité des factures.
Geste écoresponsable
La numérisation des factures de situation de travaux réduit l’émission de gaz à effet de serre de 36 %.